Financieel Administratief Medewerker Vastgoed (18-36 uur)
Tijdelijk voor de duur van 2 jaar
Ga jij graag samen met collega’s in de organisatie voortvarend aan de slag en wil je bouwen aan een goed ingericht informatiesysteem en de financiële administratie van onze vastgoedportefeuille? Dan zoeken we jou!
Wat wordt jouw uitdaging?
Als Financieel Administratief Medewerker Vastgoed ben je verantwoordelijk voor diverse administratieve en financiële taken binnen het team Vastgoed. Je werkt nauw samen met je collega’s en ondersteunt bij het beheren en optimaliseren van onze vastgoedportefeuille. Inhoudelijk zijn de portefeuillemanagers verantwoordelijk. Verder werk je nauw samen met collega’s van team Financiën en de Databeheerder Vastgoed. Je monitort zorgvuldig de voortgang en uitvoering van de aan jou toebedeelde taken en escaleert tijdig naar de Teammanager Vastgoed waar nodig.
Je voorziet in een betrouwbare (financiële) informatievoorziening en vertaalt deze in uitvoeringstaken van team Vastgoed. Je bent de spin in het web in de totstandkoming van de financiële administratie. Je bent een verbindende schakel binnen het team en met team Financiën en daarmee ook verantwoordelijk voor de ‘basis op orde’.
De werkzaamheden:
- Financiële en logistieke verwerking van gegevens in Axxerion;
- Termijnkalenders vervaardigen, bewaken en indien nodig wijzigen;
- Verkoopfacturen en betaalopdrachten maken in het kader van financiële aspecten van contracten;
- Financiële gegevens actueel houden, alsmede de historische achtergrond duiden op basis van CODA, zulks ten behoeve van de gemeentelijke bedrijfsvoering;
- Vervaardigen van financiële rapportages in afstemming met de financial controller team Vastgoed;
- Betaalopdrachten in het kader van de afwikkeling van schadedeclaraties;
- Controleren OZB-aanslagen en de verwerking in CODA;
- Het indienen van bezwaren tegen WOZ-aanslagen;
- Coderen facturen met betrekking tot team Vastgoed;
- Het zelfstandig vervaardigen en intern boeken van memorialen;
- Je verzamelt data voor afrekeningen van service- en energiekosten;
- Verkoopfacturen en betaalopdrachten vervaardigen naar aanleiding afrekeningen;
- Financiële afwikkeling CODA naar aanleiding van vastgoedtransacties, verhuringen, pachten en vestiging van zakelijke rechten;
- Interne Controlewerkzaamheden;
- Je bent de integrale back-up voor crediteurenadministratie, debiteurenadministratie, het debiteurenbeheer, kassiers- en bank/kaswerkzaamheden m.b.t. boekingen van team Vastgoed;
- Je bent voor de crediteurenadministratie, debiteurenadministratie, het debiteurenbeheer, kassiers- en bank-/kaswerkzaamheden een aanspraakpunt voor de accountantsdienst m.b.t. boekingen c.q. werkzaamheden van team Vastgoed;
- Verwerken van vastgoed gerelateerde informatie: Je zorgt ervoor dat mutaties tijdig en correct worden verwerkt in onze systemen;
- Je fungeert als key-user van de in gebruik zijnde software ten behoeve van de genoemde taken;
- Je participeert pro-actief in ontwikkelingen op het vakgebied en voert verbeteringen door in de processen;
- Je voert Interne Controles uit op de processen en je bent aanspreekpunt voor de jaarlijkse interne controle;
- Je bent de vraagbaak voor team Vastgoed, team Financiën en externen;
- Je vervaardigt verkoopfacturen en betaalopdrachten voor het team;
- Je signaleert, verzamelt en controleert ontbrekende informatie en werkt samen met de collega’s van team vastgoed om de vastgoedportefeuille up-to-date te houden.
Waar nodig ondersteun je collega’s bij:
- Het controleren gemaakte contracten op de financiële merites en waar nodig feedback geven;
- Contracten verwerken in Axxerion inclusief de daar bijhorende verwerking/afstemming in andere systemen;
- Contractbewaking inzake door te voeren indexeringen en het dragen van verantwoordelijkheid voor de correcte verwerking plus toepassing van indexeringspercentages in Axxerion;
- Berekenen huurindexaties en het opstellen van indexeringsbrieven.
- Je controleert afrekeningen service- en energiekosten en geeft proactief feedback.
Team Vastgoed is eigenaar en beheerder van het gemeentelijk vastgoed, inclusief grondposities en draagt zorg voor de doorvertaling van het strategisch vastgoedbeleid. Denk aan: aan- en verkopen, de huur en verhuur, het beheer en onderhoud en de relatie met gebiedsontwikkeling en projecten.
Dat beleid wordt vormgegeven door de teams Economische en Duurzame Ontwikkeling (EDO), Ruimtelijke Ontwikkeling (RO) en Maatschappelijke Ontwikkeling (MO).
Wat zijn jouw talenten?
- Je hebt een proactieve houding en bent een doortastende collega met oog voor kansen en kijkt kritisch naar de toekomst: doen we de juiste dingen en doen we de dingen goed?
- Communicatief vaardig zijn en pro-activiteit behoren tot je kerncompetenties en hiermee ben je in staat om processen en mensen in beweging te krijgen, waarbij je de verschillende belangen goed weet in te schatten en af te wegen.
- Evenwicht, flexibiliteit en stressbestendigheid maken jou tot een solide teamplayer.
- Je bent omgevingsbewust, neemt verantwoordelijkheid voor je werk, kunt goed plannen en organiseren, bent klantgericht, secuur en cijfermatig ingesteld en gefocust op het leveren van kwaliteit.
- Je hebt een afgeronde financieel-administratieve MBO+ opleiding.
- Werkervaring in de financieel-administratieve in een soortgelijke functie is vereist.
- Ervaring met Axxerion en CODA is niet vereist, maar wel een pré.
- Affiniteit met het werken in datasystemen en ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen zijn een pluspunt.
- Je bent vaardig in het werken met het MS Office pakket. De wereld van gebouwenbeheer, financiële administratie en geautomatiseerde systemen is voor jou bekend terrein.
Hoe maken wij jou blij?
Kies jij voor Sittard-Geleen? Dan...
- Kom je terecht in een informele en open werkcultuur met korte lijnen.
- Krijg je de kans om een maatschappelijke bijdrage te leveren.
- Kies je voor vertrouwen en ruimte voor eigen initiatief.
- Werk je hybride en heb je de ruimte om jouw werkweek flexibel in te richten in overleg met je collega’s.
- Ontdek je onze ruime opleidingsmogelijkheden en weet je dat er brede doorgroeimogelijkheden zijn als je in de toekomst eens iets anders wilt.
Ook kun je rekenen op 17,05% individueel keuzebudget. Dit budget geeft jou keuzevrijheid in de secundaire arbeidsvoorwaarden die je ontvangt. Zo kan je kiezen voor meer salaris, meer pensioenopbouw of je koopt meer verlofdagen. Meer weten over de arbeidsvoorwaarden binnen onze gemeente? Check: https://www.sittard-geleen.nl/Bestuur/Vacatures
Wil jij onze nieuwe collega worden?
Solliciteer dan meteen! Of in ieder geval vóór 6 januari 2025. De selectiegesprekken zullen plaatsvinden op 13 januari 2025 in de late ochtend, middag.
Medewerkers van de gemeente Sittard-Geleen, Maastricht, Heerlen en de Provincie Limburg gelden bij elkaars organisaties als interne kandidaten. Bij vergelijkbare geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang op externe kandidaten.
Heb je vragen over de vacature?
Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Suzan Dijkhuis-Schroen, teammanager Vastgoed, tel. 046 477 8704, e-mail: mail [email protected]. Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met HRM-adviseur Relinde Zits, tel. 046 477 7463, e-mail: [email protected]