Ben jij die spin in het web, een duizendpoot, organisatiesensitief, helicopterview met oog voor details, verbindend en analytisch met ook een praktisch faciliterende instelling?
Dan zijn wij op zoek naar jou.
Wat doe je?
Als directiesecretaris werk je ter ondersteuning en advisering van de gemeentesecretaris, directie en bestuur en ben je in die hoedanigheid altijd aanwezig bij directieteamvergaderingen en collegevergaderingen. Je hebt een dynamische functie in een complex krachtenveld.
Voorbereiden besluitvorming
Je bent verantwoordelijk voor de effectiviteit en efficiëntie van informatie- en besluitvormingsprocessen op het niveau van college en directie. Je bereidt het overleg van het college en DT inhoudelijk en procesmatig voor en bewaakt de kwaliteit van de ingediende stukken en de opvolging van acties. Hierin werk je nauw samen met de managementassistentes van het DT en het ondersteuningsteam van het college. Uiteraard ben je aanwezig bij de vergaderingen en themasessies van het DT en vergaderingen van het college en draag je zorg voor verslaglegging. Het college vergadert op dinsdag, het DT op woensdag. Uiterlijk op vrijdag worden alle stukken digitaal verwerkt ter voorbereiding op de vergaderingen. Jouw rol hieraan voorafgaand is de toets op de kwaliteit van de stukken en waar nodig het doen van een interventie of fungeren als vraagbaak voor de stellers in het besluitvormingsproces.
Je bent, naast de gemeentesecretaris, de enige medewerker die de ontwikkelingen op zowel de collegetafel als de directietafel overziet. Met dit inzicht ben je in staat richting te geven aan de directieagenda en ook de organisatie mee te nemen in de besluitvorming van directie en college. Daarmee ben je feitelijk het schakelpunt tussen DT en organisatie.
Spin in het web en proactieve adviseur
In je functie van directiesecretaris ben je spin in het web en adviseur voor het Directieteam (DT). Om deze spilfunctie en adviesrol goed te kunnen vervullen bouw je aan draagvlak binnen de organisatie en vervul je een rol in het onderhouden van relaties met bestuur, directie, teammanagers, (strategisch) medewerkers en de griffie. Als de ‘ogen en oren’ van het DT kun jij signalen bespreekbaar maken vanuit organisatiebelang, ben je soms de smeerolie om processen beter te laten verlopen, ben je sparringpartner in complexe integrale vraagstukken, denk je mee over strategische vraagstukken, doe je verbetervoorstellen of ben je aanjager in de ontwikkeling van ideeën die de samenwerking ten goede komen. In de organisatieontwikkeling en visies op de organisatie en manier van werken die in ons werken richtinggevend zijn durf jij het DT een spiegel voor te houden, ben je een goed klankbord en hou je het DT scherp op gemaakte afspraken en kaders.
Specifieke aandachtspunten in jouw functievervulling:
- Je staat op inhoud in verbinding met de organisatie, met name business control, domeinregie, abc-adviseurs (bestuursadviseurs) en het college
- Je hebt een communicatieve rol in het uitdragen van besluiten van het DT richting de organisatie, bijvoorbeeld in de vorm van een blog/nieuwsbrief
- Je fungeert als een spiegel voor de groepsdynamiek en de effectiviteit van het DT; je houdt het DT scherp op vastgestelde visies, afspraken en kaders en het voorbeeldgedrag dat hier vanuit moet gaan
- Je doet een kwaliteitscheck op de agenda van het DT en college en bewaakt de kwaliteit van stukken en het naleven van het vastgestelde besluitvormingsproces. Waar nodig leg je feedback of stukken terug in de organisatie of signaleer je naar de gemeentesecretaris of een directielid
- Je adviseert over de effectiviteit van DT-besluiten en wat wel en niet en hoe gecommuniceerd wordt richting de organisatie. Onderzocht wordt in hoeverre een wekelijkse terugkoppeling vanuit het DT aan het GMO (alle teammanagers van de organisatie) nuttig en wenselijk is
- Je bewaakt de integraliteit van agendapunten en besluiten en ziet toe op een eenduidige sturing op de teams
- Je bevordert de interne afstemming binnen de gemeente van en naar het directieteam en werkt daartoe samen met domeinregisseurs, business controllers, portfoliomanager en concerncontrol. Als directiesecretaris ben je proactief, daag je uit, help en spiegel je zonder over te nemen of in de verantwoordelijkheid van het DT of het management te treden
- Je hebt overleg met de medewerkers van de griffie over de afhandeling van raadsstukken en vergaderingen
Wie ben je?
Je bent een integere, doortastende collega met een goed ontwikkeld gevoel voor verhoudingen. Je bent analytisch, omgevingsbewust en bestuurlijk sensitief. Je hebt een servicegerichte instelling en bent kwaliteit gericht. Daarnaast ben je niet bang om verantwoordelijkheid in je werk te nemen en het DT als collectief en elk individueel als directeur een spiegel voor te houden en gevraagd en ongevraagd van advies te voorzien. Je bent een sterke netwerker en verbinder.
- Voor deze functie is een academisch werk- en denkniveau vereist
- Je hebt aantoonbare ervaring in een complex krachtenveld en kan omgaan met veel (en soms tegengestelde) belangen
- Je bent organisatiesensitief en doortastend
- Je hebt luisteren, samenvatten en doorvragen als kerncompetentie
- Je bent een benaderbare en toegankelijke persoonlijkheid die van nature gemakkelijk contacten legt en onderhoudt op bestuurlijk, strategisch, tactisch en operationeel niveau
- Je hebt schakelkracht en verbindingskracht tussen diverse niveaus, mensen, processen, teams en inhoud
- Je bent analytisch, waar nodig met oog voor details, maar altijd vanuit helikopterview in staat om integraal te denken en te adviseren
- Je kunt goed zelfstandig en in teamverband schakelen
- Uiteraard kun je omgaan met vertrouwelijke informatie
Hoe maken wij jou blij?
Kies jij voor Sittard-Geleen? Dan.......
- Kom je terecht in een informele- en open werkcultuur
- Krijg je de kans om een maatschappelijke bijdrage te leveren
- Kies je voor vertrouwen en ruimte voor eigen initiatief
- Ontdek je onze ruime opleidingsmogelijkheden
- Weet je dat er brede doorgroeimogelijkheden zijn als je in de toekomst eens iets anders wilt
- Werk je hybride. Aan jou de vrijheid om te zorgen voor voldoende afwisseling tussen op kantoor werken en thuis werken
- En uiteraard bieden wij jou een goed pakket aan primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. De functie is op dit moment nog niet formeel gewaardeerd. Dit zal uiterlijk in het eerste kwartaal van 2025 plaatsvinden. Het niveau van de functie wordt echter ingeschat op functieschaal 13
Deze vacature betreft een functie van 32 tot 36 uur per week.
De organisatie
Onze organisatie is voortdurend in beweging. We zijn een flexibele, wendbare en slagvaardige organisatie gericht op zijn omgeving. Een organisatie die zich ervan bewust is dat een veranderende samenleving vraagt om een veranderende overheid. Door samen te werken met onze inwoners, partners en bedrijven in de stad is meer mogelijk. Onze manier van werken is ‘van buiten naar binnen’. Daarin bedenken we nieuwe oplossingen, durven we anders te doen en leren we iedere dag opnieuw. Hier hoort bij dat we ruimte geven aan vakmanschap en ondernemerschap van onze medewerkers en initiatieven van inwoners en partners waarderen. Verantwoordelijkheid wordt niet alleen gevoeld maar ook genomen.
In de organisatie is deze beweging in gang gezet vanuit een visie op ‘sturing en leiderschap’ in de organisatie en onze manier van werken: integraliteit, flexibiliteit, wendbaarheid en slagvaardigheid van de organisatie en onze medewerkers. En werken vanuit de kernwaarden Vertrouwen, Verbinding en Vakmanschap. We motiveren en ondersteunen medewerkers om zich te blijven ontwikkelen als omgevingsbewuste zelfstandige professionals. Dat doen wij steeds minder vanuit het gemeentehuis. We werken gebiedsgericht om de samenwerking met inwoners en partners te versterken. Integrale opgaven vragen om integrale samenwerking op alle niveaus in de organisatie.
Verantwoordelijkheden leggen wij laag in de organisatie neer vanuit de gedachte dat het geven van meer verantwoordelijkheden een impuls geeft aan het ondernemend vermogen van onze medewerkers en aan het nemen van initiatief en eigenaarschap om bij te dragen aan het realiseren van gestelde doelen. Onze visie en manier van werken wordt daarbij opgemerkt. Sittard-Geleen is namelijk genomineerd voor de verkiezing van Beste Overheidsorganisatie 2024.
Onze gemeente kent een platte organisatie bestaande uit een Directieteam en 24 integraal verantwoordelijke teams verdeeld over 4 domeinen: samenleving, omgeving, dienstverlening, en een vierde domein: Vidar, een integraal tot de organisatie behorend participatiebedrijf dat staat voor de samenwerking tussen de sociale diensten van de gemeenten Sittard-Geleen, Stein en Beek, het leerwerkbedrijf en het WerkgeverServicePunt.
Het DT werkt op basis van een directiestatuut waarin de manier van werken en sturing en leiderschap door het DT zijn beschreven, richtinggevend voor het type leiderschap en wijze van sturing die de beoogde organisatieontwikkeling het best faciliteert: coachend, delegerend en faciliterend leiderschap waarbij de professional centraal staat, gericht op bevordering van de inhoudelijke bekwaamheid, de inzetbaarheid, zelfstandigheid, resultaatgerichtheid, betrokkenheid en persoonlijke ontwikkeling.
Wil jij onze nieuwe collega worden?
Solliciteer dan meteen! Of in ieder geval vóór maandag 11 november aanstaande.
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!
Medewerkers van de gemeente Sittard-Geleen, Maastricht, Heerlen en de Provincie Limburg gelden bij elkaars organisaties als interne kandidaten. Bij vergelijkbare geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang op externe kandidaten.
Heb je vragen over de vacature?
Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Nathalie Ploem, directeur Dienstverlening, tel. 046 – 477 7729, email: [email protected]
Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met Jos Belt, teammanager HR, via 046 – 477 70 93, e-mail: [email protected]
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.