Wij zoeken een Management Assistent 20-24 uur per week
Locatie: divisie Uitkeren, district Limburg, standplaats Heerlen
Wil jij graag werken bij een organisatie die een belangrijke maatschappelijke bijdrage levert? Beschik jij over administratieve vaardigheden, kun je goed plannen en organiseren, heb je affiniteit met agendaplanning en notuleren? Ben jij iemand die proactief te werk gaat, graag samenwerkt en het management wil ontzorgen? Wil je dit alles inzetten binnen een organisatie die jou perspectief biedt? Dan is werken bij UWV in deze baan iets voor jou!
Over UWV
Bij UWV werken we aan een samenleving waarin iedereen mee kan doen. We helpen mensen op weg bij het vinden of behouden van werk. In geval van ziekte kijken we wat iemand nog wél kan. En als werken niet mogelijk is, zorgt UWV snel voor inkomen.
We geven op deskundige en efficiënte wijze uitvoering aan werknemersverzekeringen, zoals de WW, de WIA, WAO, WAZ, Wajong, Wazo en Ziektewet. Bij UWV werken ruim 22.000 mensen, die bijdragen aan een samenleving waarin iedereen mee kan doen.
De functie
Als Management Assistent werk je samen met drie collega’s voor de districtsmanager en het managementteam. Je zorgt voor een optimale ondersteuning aan hen op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. Geen dag is hetzelfde!
Je gaat je onder andere bezig houden met de volgende werkzaamheden:
- Fungeren als aanspreekpunt voor de districtsmanager, het managementteam en voor interne – en externe contacten;
- Zelfstandig afhandelen van digitale en fysieke correspondentie. Hierbij houd je rekening met prioriteiten en planning;
- Verrichten van ondersteuning in diverse administratieve zaken aan het managementteam van het district;
- Het maken en agenderen van afspraken;
- Plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en het bewaken van actiepunten;
- Verzamelen van relevante documentatie voor het management;
- Verrichten van ondersteunende administratieve werkzaamheden op het gebied van personeelsadministratie, archivering, voorraad- en inventarisbeheer;
- Controleren en bewaken van uitgezette facturen;
- Stroomlijnen van informatie en deze doorzetten naar management en/of medewerkers. Hierbij zorg je voor een juiste archivering en toegankelijkheid van de informatie;
- Organiseren van bijeenkomsten.
Jij bent integer en betrouwbaar en kan zelfstandig en snel de onder jouw verantwoording vallende werkzaamheden oppakken. Daar waar nodig verbeter je de processen van je eigen werk. Je bent accuraat en daadkrachtig. Je hebt een dienstverlenende, klantgerichte en proactieve instelling. Jij zet je actief in om op de hoogte te zijn van de materie waarmee de districtsmanager en het management zich bezig houdt. Je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent flexibel en weet goed en op het juiste moment prioriteiten te stellen. Je bent sociaal, attent en representatief. Je doet je werk met veel enthousiasme en creativiteit en je hebt een zeer discrete houding ten aanzien van vertrouwelijke informatie.
En verder:
- heb je een administratieve/secretariële opleiding afgerond op MBO niveau 4;
- heb je meerdere jaren werkervaring als secretaresse/management assistente;
- heb je kennis van en ervaring met MS Office applicaties zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
Uiteraard vragen wij niet alleen iets van jou. Als je bij ons komt werken, kom je in een dynamische en professionele omgeving. Wij bieden een afwisselende functie waarin samenwerken voorop staat. Bij UWV Uitkeren krijgt je écht de kans om jezelf te ontwikkelen en te groeien in de organisatie. Met diverse opleidingsmogelijkheden blijf je ‘fit for the job’, in welk opzicht dan ook. Er zijn flexibele werktijden en goede thuiswerkvoorzieningen. Het gaat om een functie van 20-24 uur per week. De functie is ingeschaald in salarisschaal 4 conform CAO UWV en kent een maximum bruto maandsalaris van € 3.357,44,- bij een fulltime dienstverband (38-urige werkweek). De CAO UWV is van toepassing, waarin diverse aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zijn opgenomen. We bieden een jaarcontract met de intentie om bij gebleken geschiktheid deze om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd.
De divisie Uitkeren
Wij zijn de divisie Uitkeren, we zitten in het hart van UWV. Met 5.000 collega’s verzorgen wij het inkomen voor mensen voor wie werken al dan niet tijdelijk of gedeeltelijk onmogelijk is. Bij ons komen het sociale, het juridische en het financiële samen in de vorm van een geldbedrag. We verzorgen de uitkering van 1,4 miljoen cliënten, op basis van vijftien verschillende regelingen. Jaarlijks keren we 22 miljard euro uit. Dat doen we graag tijdig en juist, elke maand opnieuw.
Als UWV willen we meer ruimte bieden aan dienstverlening met de menselijke maat.
Onze divisie Uitkeren levert daar een grote bijdrage aan, mensen helpen zit diep in ons DNA. Onze uitkeringen vormen voor veel mensen de basis voor hun bestaanszekerheid. Achter elke aanvraag voor een uitkering, achter elk dossier gaat een mens of een gezin schuil. Wij zorgen voor rust, zekerheid en vertrouwen. Daar doen we het voor.
Sollicitatieprocedure
Ben je enthousiast geworden en wil je graag bij ons komen werken? Dan zijn wij nieuwsgierig naar jou! Stuur je sollicitatiebrief met motivatie en je cv via de sollicitatielink naar ons toe. Je kunt reageren op deze vacature tot en met 10 oktober 2024. Voor deze functie is het overleggen van een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) nodig.
Wil je meer weten over deze vacature? Voor vragen over de functie en/of de procedure kun je terecht bij Jolanda Thurlings, HR-Businesspartner (06-11 23 79 63).